Как учитывать затраты по договорам аренды транспортного средства без экипажа?

Comments

• Добрый день.
  

  Цитата: Прошу подсказать, что может вытечь из этой ситуации, при проверке?

  Отсутствие путевых листов означает отсутствие документального подтверждения использования ТС в производственных и служебных целях.
  Соответственно и все остальные затраты (компенсация, ремонт ТС ) считаются экономически необоснованными (ст. 252 НК РФ), а значит их нельзя учесть при налогообложении.
• Цитата: Соответственно и все остальные затраты (компенсация, ремонт ТС ) считаются экономически необоснованными (ст. 252 НК РФ), а значит их нельзя учесть при налогообложении.

  Добрый день, я не совсем с вами согласна по поводу экономической необоснованность. Как пишет автор вопроса

  Цитата: Расходы по ремонту и ГСМ в условиях договора аренды за счет Арендатора .

  так как арендатор юр. лицо он может смело списывать затраты по ремонту  (техническое обслуживание) автомобиля, арендованного у гражданина (физического лица),  в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией
  подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ
  Но для этого должны быть соблюдены следующие условия:
    1)по договору арендатор обязан проводить ремонт арендованного имущества за свой счет (ст. 616, 644 ГК РФ); как поняла из вопроса в договоре это прописано
    2)произведенные расходы соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.
  Документальное оформление
  Источник Система глав.бух
  " Если организация ремонтирует автомобиль самостоятельно, а ремонтное подразделение находится на ее территории, то при списании запчастей оформите требование-накладную по форме № М-11. Если запчасти передаются для ремонта в подразделение, которое находится за пределами территории организации, или подрядчику, то оформите передачу накладной на отпуск материалов на сторону (форма № М-15). Такие правила предусмотрены пунктом 100 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н, и указаниями по заполнению форм № М-11 и № М-15, утвержденными постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.*
  Если же организация осуществляет замену запчастей собственными силами при отсутствии ремонтной службы, акт можно не составлять. Это объясняется тем, что составление акта по форме № ОС-3 обязательно при приеме-сдаче автомобиля от заказчика к исполнителю (указания по заполнению формы № ОС-3, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2001 г. № 7). Если автомобиль ремонтирует сотрудник организации (например, водитель), то приема-передачи основного средства не происходит. При этом замену детали необходимо документально подтвердить (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Для этого можно составить акт о замене запчастей в автомобиле. Типовой формы такого документа не предусмотрено, поэтому его можно составить в произвольной форме.
  
  Главбух советует: чтобы упростить документооборот, акты о замене запчастей в автомобиле можно составлять в конце месяца по каждому исполнителю работ.*
  
  Бухучет
  
  В бухучете затраты на ремонт автомобиля отразите в том отчетном периоде, к которому они относятся. Они включаются в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 27 ПБУ 6/01, подп. 5, 7 ПБУ 10/99). Поэтому списывайте запчасти в момент их отпуска со склада (при составлении документов на отпуск запчастей) (п. 93 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).
  
  Списание запчастей при ремонте автомобиля собственными силами отразите проводкой:
  
  Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 10-5
  – списаны запчасти на ремонт автомобиля.
  
  Такой порядок предусмотрен пунктом 67 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.
  
  Если ремонт производится подрядным способом, то в договоре может быть сказано, что запчасти для ремонта автомобиля заказчик передает подрядчику (ст. 704 ГК РФ). В этом случае право собственности на эти материалы к подрядчику не переходит. Поэтому в учете заказчика передачу материалов отразите проводкой:
  
  Дебет 10-7 Кредит 10-5
  – переданы подрядчику материалы для ремонта автомобиля.
  
  По окончании работ подрядчик должен сдать заказчику отчет об израсходованных материалах (п. 1 ст. 713 ГК РФ).* На основании полученного отчета материалы нужно списать на счета учета затрат. В зависимости от того, за каким подразделением организации закреплен отремонтированный автомобиль, сделайте проводку:
  
  Дебет 20 (25, 26, 29, 44...) Кредит 10-7
  – списаны запчасти, израсходованные на ремонт автомобиля (на основании отчета подрядчика).
  
  Если запчасти, списанные со склада, были израсходованы не полностью, они должны быть возвращены. Возврат оформите накладной (формы № М-11, № М-15). Об этом сказано в пункте 112 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.
  
  В бухучете возврат неиспользованных запчастей оформите проводкой:
  
  Дебет 10-5 Кредит 20 (23, 25, 26, 29, 44...), 10-7
  – оприходованы на склад неиспользованные запчасти при ремонте автомобиля собственными силами, при ремонте подрядным способом.
  
  Стоимость запчастей, по которой они списываются на затраты, определите одним из способов их оценки, закрепленных в учетной политике организации (ФИФО, по стоимости каждой единицы запасов, по средней себестоимости). Такие правила установлены пунктом 73 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н. Подробнее об этом см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении отпуск материалов в эксплуатацию (производство).
  
  Иногда после замены старые запчасти остаются пригодными для дальнейшего использования. К бухучету их можно принять на основании требования-накладной по форме № М-11 (п. 57 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 г. № 119н)
  

  Цитата: А вот ГСМ списываю по приказу директора на нужды организации, но не включаю в расходы по налогу на прибыль, т.к. путевых листов нет.

  тут вы правы не включаются в расходы по прибыли, так как нет основания
• Анна Коринская, спасибо.
  Вопрос удалён модератором.
• Добрый день!
  

  Цитата: И еще вопрос? А суммы, выданные в подотчет на приобретения ГСМ, могу посчитать как дополнительный доход и насчитать НДФЛ и взносы ?

  Это уже новый вопрос. А новый вопрос, по правилам форума, задаётся в новой теме. Для удобства отвечающих в новой теме можете поставить ссылку на это обсуждение.
• Цитата: я не совсем с вами согласна по поводу экономической необоснованность

  А чем ваше сомнение подкреплено, я не совсем поняла из выдержек статьи.
  Для экономического обоснования расходов на ремонт ТС одних документов на оформление списания материалов на ремонт и пункта в договоре аренды о возмещении расходов не достаточно.
  Об этом нам говорит п. 1 ст. 252 НК РФ
  обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затратыобоснованные и документально подтвержденные затраты

  Цитата: Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
• Цитата: Отсутствие путевых листов означает отсутствие документального подтверждения использования ТС в производственных и служебных целях.

  Здравствуйте  коллеги. не соглашусь  с такой однозначностью. Есть и другие документы, подтверждающие экономическую обоснованность (постановление ФАС Московского округа от 03.10.2013 № А40-78836/12). А перечень статьи 252 является открытым.
• Цитата: Здравствуйте  коллеги. не соглашусь  с такой однозначностью. Есть и другие документы, подтверждающие экономическую обоснованность (постановление ФАС Московского округа от 03.10.2013 № А40-78836/12). А перечень статьи 252 является открытым.

  Возможно с категоричностью я поспешила, прошу прощения.
  Но 100% при проверке налоговая инспекция снимет затраты по ремонту ТС, аренде ТС без экипажа  и тогда придется в суде иными документами доказывать, что ТС использовано в производственной деятельности.
  Обращу внимание, что указанно дело  № А40-78836/12 рассматривалось в отношении договора аренды с экипажем, при котором законом не установлена обязанность по оформлению путевых листов.
• Цитата: А чем ваше сомнение подкреплено, я не совсем поняла из выдержек статьи.

  Затраты по ремонту автомобиля при наличии первичных документов ( кассовые и товарные чеки, товарные накладные и др. ) согласно подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ можно отнести на прочие расходы
  При передаче автомобиля в аренду без экипажа управлением и его технической эксплуатацией занимается арендатор (ст. 642 ГК РФ). Он же получается  должен проводить текущий  ремонт и поддерживать автомобиль в надлежащем состоянии (ст. 644 ГК РФ).
  И так как аренда без экипажа, организация-арендатор сможет признать при расчете налога на прибыль расходы
  1) на проведение текущего и капитального ремонта арендованного автомобиля (п. 2 ст. 260 НК РФ) -
  " Положения настоящей статьи применяются также в отношении расходов арендатора амортизируемых основных средств, если договором (соглашением) между арендатором и арендодателем возмещение указанных расходов арендодателем не предусмотрено."
  2) техническое обслуживание, мойку, парковку, стоянку автомобиля (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ);
  " расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта). Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации;"
  Мое мнение тут нет экономической необоснованности , поправьте меня если я ошибаюсь
• Цитата: Мое мнение тут нет экономической необоснованности , поправьте меня если я ошибаюсь

  Это часть статьи, поэтому мне сложно судить есть там упоминание об экономической обоснованности или нет.
  Ранее в посте вы писали
  

  Цитата: Но для этого должны быть соблюдены следующие условия:1)по договору арендатор обязан проводить ремонт арендованного имущества за свой счет (ст. 616, 644 ГК РФ); как поняла из вопроса в договоре это прописано2)произведенные расходы соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

  Понятие экономической обоснованности не раскрыт в Налоговом Кодексе, отсюда и все споры с Налоговиками.
  Т.к. в вопросе речь идет о использовании ТС административным персоналом, то считаю что лучшим подтверждением использования в служебных поездках директора будет маршрут , указанный в путевых листах (или ином документе его заменяющим).
• Цитата: Это часть статьи, поэтому мне сложно судить есть там упоминание об экономической обоснованности или нет.

  ""Статью всю попробую прикрепить: Информация из системы глав. бух.
  Затраты на ремонт основных средств можно учесть при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов на основании статьи 260 Налогового кодекса РФ. Положения этой статьи распространяются также на расходы арендатора на ремонт амортизируемых основных средств, если стоимость этих расходов арендодатель не возмещает (п. 2 ст. 260 НК РФ). Однако основные средства, принадлежащие предпринимателям, гражданам (сотрудникам), не относятся к амортизируемым основным средствам для целей налогообложения прибыли (п. 1 ст. 246, п. 1 ст. 256 НК РФ). Это запрещает их учитывать по правилам пункта 2 статьи 260 Налогового кодекса РФ. Подтверждают такой вывод Минфин России (письма от 13 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/773, от 12 августа 2008 г. № 03-03-06/1/462) и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12 марта 2007 г. № Ф04-483/2007(31447-А67-40)).
  
  Если организация создает резерв на ремонт основных средств в налоговом учете, расходы на ремонт объекта, полученного в аренду от предпринимателя или гражданина (сотрудника), спишите за счет этого резерва (абз. 4 п. 2 ст. 324 НК РФ). И это несмотря на то, что основные средства, полученные в аренду от предпринимателя или гражданина (сотрудника), не учитываются при формировании резерва, так как не являются амортизируемым имуществом (п. 2 ст. 324, п. 3 ст. 256 НК РФ).
  
  Кроме того, расходы на ремонт основного средства, арендованного у предпринимателя или гражданина (сотрудника), можно списать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но для этого должны быть соблюдены следующие условия:
  
      по договору арендатор обязан проводить ремонт арендованного имущества за свой счет (ст. 616, 644 ГК РФ);
      произведенные расходы соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.*
  
  Такую точку зрения подтверждают контролирующие ведомства (письма Минфина России от 13 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/773, от 7 июня 2009 г. № 03-03-06/2/131, от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81, ФНС России от 17 августа 2009 г. № 3-2-13/181) и арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 28 декабря 2010 г. № Ф09-10981/10-С3 и Северо-Кавказского округа от 24 апреля 2007 г. № Ф08-312/2007-133А).
  
  Таким образом, организация, арендуя основное средство у предпринимателя или гражданина (сотрудника), не может учитывать затраты на его ремонт по пункту 2 статьи 260 Налогового кодекса РФ, но может отнести их на другие прочие расходы (подп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ) или списать за счет резерва на ремонт.*
  
  Сергей Разгулин
  заместитель директора департамента налоговой и
  таможенно-тарифной политики Минфина России
  
  2.Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении замену запчастей в автомобиле
  
  Запчасти для автомобиля учитываются в составе материалов (Инструкция к плану счетов). Поэтому правила отражения операций, связанных с поступлением запчастей в бухучете, аналогичны общему порядку поступления материалов. Об особенностях отражения операций, связанных с заменой автомобильных шин, см. Как отразить в бухучете и при налогообложении замену шин в автомобиле.
  
  Поступление, перемещение и выбытие запчастей для автомобиля в бухучете отразите на субсчете 10-5 «Запасные части» к счету 10 «Материалы».
  
  Обычно замена запчастей в автомобиле происходит при его ремонте (текущем или капитальном).
  
  Порядок списания запчастей в бухучете зависит от того, как будет ремонтироваться автомобиль – собственными силами организации или подрядчиком.*
  
  Документальное оформление
  
  Если организация ремонтирует автомобиль самостоятельно, а ремонтное подразделение находится на ее территории, то при списании запчастей оформите требование-накладную по форме № М-11. Если запчасти передаются для ремонта в подразделение, которое находится за пределами территории организации, или подрядчику, то оформите передачу накладной на отпуск материалов на сторону (форма № М-15). Такие правила предусмотрены пунктом 100 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н, и указаниями по заполнению форм № М-11 и № М-15, утвержденными постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.*
  
  Ситуация: нужно ли составлять акт по форме № ОС-3 при замене запчастей в автомобиле
  
  Ответ на этот вопрос зависит от того, кто производит замену запчастей. Если работы по замене проводит собственная ремонтная служба организации или подрядчик, то составить акт по форме № ОС-3 нужно.
  
  Если же организация осуществляет замену запчастей собственными силами при отсутствии ремонтной службы, акт можно не составлять. Это объясняется тем, что составление акта по форме № ОС-3 обязательно при приеме-сдаче автомобиля от заказчика к исполнителю (указания по заполнению формы № ОС-3, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2001 г. № 7). Если автомобиль ремонтирует сотрудник организации (например, водитель), то приема-передачи основного средства не происходит. При этом замену детали необходимо документально подтвердить (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Для этого можно составить акт о замене запчастей в автомобиле. Типовой формы такого документа не предусмотрено, поэтому его можно составить в произвольной форме.
  
  Бухучет
  
  В бухучете затраты на ремонт автомобиля отразите в том отчетном периоде, к которому они относятся. Они включаются в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 27 ПБУ 6/01, подп. 5, 7 ПБУ 10/99). Поэтому списывайте запчасти в момент их отпуска со склада (при составлении документов на отпуск запчастей) (п. 93 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).
  
  Списание запчастей при ремонте автомобиля собственными силами отразите проводкой:
  
  Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 10-5
  – списаны запчасти на ремонт автомобиля.
  
  Такой порядок предусмотрен пунктом 67 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.
  
  Если ремонт производится подрядным способом, то в договоре может быть сказано, что запчасти для ремонта автомобиля заказчик передает подрядчику (ст. 704 ГК РФ). В этом случае право собственности на эти материалы к подрядчику не переходит. Поэтому в учете заказчика передачу материалов отразите проводкой:
  
  Дебет 10-7 Кредит 10-5
  – переданы подрядчику материалы для ремонта автомобиля.
  
  По окончании работ подрядчик должен сдать заказчику отчет об израсходованных материалах (п. 1 ст. 713 ГК РФ).* На основании полученного отчета материалы нужно списать на счета учета затрат. В зависимости от того, за каким подразделением организации закреплен отремонтированный автомобиль, сделайте проводку:
  
  Дебет 20 (25, 26, 29, 44...) Кредит 10-7
  – списаны запчасти, израсходованные на ремонт автомобиля (на основании отчета подрядчика).
  
  Если запчасти, списанные со склада, были израсходованы не полностью, они должны быть возвращены. Возврат оформите накладной (формы № М-11, № М-15). Об этом сказано в пункте 112 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.
  
  В бухучете возврат неиспользованных запчастей оформите проводкой:
  
  Дебет 10-5 Кредит 20 (23, 25, 26, 29, 44...), 10-7
  – оприходованы на склад неиспользованные запчасти при ремонте автомобиля собственными силами, при ремонте подрядным способом.
  
  Стоимость запчастей, по которой они списываются на затраты, определите одним из способов их оценки, закрепленных в учетной политике организации (ФИФО, по стоимости каждой единицы запасов, по средней себестоимости). Такие правила установлены пунктом 73 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н. Подробнее об этом см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении отпуск материалов в эксплуатацию (производство).
  
  Иногда после замены старые запчасти остаются пригодными для дальнейшего использования. К бухучету их можно принять на основании требования-накладной по форме № М-11 (п. 57 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 г. № 119н).
  
  <…>
  
  Сергей Разгулин
  заместитель директора департамента налоговой и
  таможенно-тарифной политики Минфина России ""
  
  

  Цитата: Понятие экономической обоснованности не раскрыт в Налоговом Кодексе, отсюда и все споры с Налоговиками.

  Да у меня есть подобные операции как раз с арендой без экипажа (но путевые листы оформлены и вся первичка также присутствует).

  Цитата: лучшим подтверждением использования в служебных поездках директора будет маршрут , указанный в путевых листах (или ином документе его заменяющим).

  Тут согласна, если все хорошо оформлено, больше уверенности в том, что расходы не снимут